EGroupware per la gestione dell’ufficio tecnico

Quando le dimensioni dell’ufficio tecnico crescono si rendono necessari strumenti per la gestione delle attività, specie se queste sono in gran numero e riguardanti piccole monte ore ciascuna. Il rischio di dimenticarsi di fatturarne qualcuna o di non avere ben chiaro il numero di ore impiegato per ciascun progetto è dietro l’angolo!

La cosa più semplice è un foglio excel su cui segnare le ore impiegate giornalmente su ciascun progetto da parte di ciascun progettista, e una cartella sul server per ogni progetto o sottoprogetto. Quando le cose però si fanno più complesse, sia perchè aumenta il numero dei progetti sia perchè aumenta il numero dei progettisti, queste metodiche non sono più adeguate specie dal punto di vista del capo dell’u.t. che fatica a tenere di vista l’andamento d’insieme dei vari progetti.

Uno strumento molto potente e scalabile che risponde a questa esigenza è EGroupware, un software opensource disponibile gratuitamente (a patto di installarselo da soli) oppure a pagamento in cloud. Richiede un infrastruttura minimamente complessa per la cui implementazione servono competenze sistemistiche di medio livello, necessitando infatti di:

  • un server Web (Apache va benissimo)
  • un server SQL (MySql o PostgreSql, purtroppo MS-SQL non è utilizzabile)
  • un layer PHP

Una volta che tutto è configurato e funzionante, i vari utenti accedono tramite un normale browser per le loro attività.

La funzione più interessante per il piccolo u.t. che lavora in conto terzi è sicuramente la gestione progetti: creando una struttura gerarchica di progetti e sottoprogetti si può arrivare a definire e seguire fino alle più piccole attività, categoralizzandole secondo il tipo di attività.

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Ogni progettista dell’u.t. crea a fine giornata i rapportini orari per ogni progetto su cui ha lavorato, ed il sistema crea automaticamente la somma delle ore su ogni sottoprogetto e, risalendo poi ai vari progetti padri, somma le ore di ciascun sottoprogetto per ottenere un consuntivo di ore impiegato su ogni commessa o cliente o anno. E’ anche possibile attribuire un costo differente a ciascu tipo di lavoro (modellazione, disegno, FEM, etc).

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Il sistema prevede anche un controllo degli accessi, in modo tale che determinati utenti abbiano accesso o no a vare informazioni. Per esempio i progettisti possono vedere solo le ore impiegate nel progetto, mentre il capo ufficio può verificare anche i budget degli stessi progetti.

Altre funzioni di Egroupware che possono essere utili sono per esempio la gestione risorse (per prenotare una sala riunioni, un computer portatile, un’auto aziendale), una rubrica di indirizzi condivisa, un calendario di eventi condiviso, una “knowledge base” in cui riunire i manuali e le procedure interne a cui i membri dell’u.t. sono tenuti ad attenersi.

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